Struktura akt osobowych: części A, B, C, D i E
Kluczowym elementem dokumentacji pracowniczej są akta osobowe, które pracodawca musi prowadzić oddzielnie dla każdego zatrudnionego. Zgodnie z obowiązującymi standardami, zbiór ten dzieli się na pięć segmentów:
- Część A: gromadzi dokumenty z etapu rekrutacji, takie jak CV, listy motywacyjne czy referencje od poprzednich pracodawców.
- Część B: zawiera akta dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu (np. umowa o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenia BHP, dane o urlopach i płacach).
- Część C: obejmuje dokumentację związaną z zakończeniem pracy, w tym wypowiedzenia i kopie wydanych świadectw pracy.
- Część D: przeznaczona na dokumenty o odpowiedzialności porządkowej, takie jak upomnienia i nagany.
- Część E: zawiera dokumentację z przeprowadzonych kontroli trzeźwości pracownika.
Jak długo należy przechowywać dokumenty pracowników?
Obowiązek archiwizacji dokumentacji jest ograniczony czasowo, a wymagany okres zależy od momentu nawiązania współpracy z daną osobą:
- 10 lat – w przypadku osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.
- 10 lat – dla zatrudnionych w latach 1999–2018, pod warunkiem złożenia w ZUS oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.
- 50 lat – dla pracowników, którzy rozpoczęli pracę przed 1 stycznia 1999 roku (niezależnie od tego, czy nadal pracują, czy ich stosunek pracy wygasł).
Definicja i charakterystyka dokumentacji pracowniczej
Pod pojęciem dokumentacji kadrowej kryje się ogół pism i zapisów dotyczących procesu naboru, trwania stosunku pracy oraz jego finalizacji. Jest ona niezbędna do efektywnego zarządzania personelem i realizacji obowiązków prawnych firmy. Informacje te, obejmujące m.in. historię szkoleń i treść umów, mogą być obecnie przechowywane zarówno w tradycyjnej formie papierowej, jak i w nowoczesnej formie elektronicznej (digitalizacja akt).
Bezpieczeństwo i wymogi ochrony danych kadrowych
Pracodawcy są zobligowani do przestrzegania surowych norm w zakresie zarządzania dokumentacją. Do najważniejszych obowiązków należą:
- Zapewnienie pełnej poufności i ochrony przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
- Gwarancja integralności oraz kompletności gromadzonych zbiorów.
- Utrzymanie stałej dostępności dokumentów dla uprawnionych podmiotów.
- Zabezpieczenie materiałów przed uszkodzeniem lub zniszczeniem fizycznym.
Błędy w tym obszarze są kosztowne – za naruszenie przepisów o prowadzeniu dokumentacji na pracodawcę może zostać nałożona grzywna w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.