Zasady sporządzania i akceptacji noty korygującej
Uprawnienie do wystawienia noty korygującej przysługuje wyłącznie nabywcy towaru lub usługi, który otrzymał dokument zawierający błędy. Jest to istotne rozróżnienie, ponieważ faktury korygujące są domeną sprzedawcy. Procedura poprawiania danych przebiega następująco:
- nabywca identyfikuje pomyłkę formalną na fakturze,
- sporządza dokument noty korygującej z poprawnymi danymi,
- przekazuje dokument sprzedawcy w celu uzyskania jego akceptacji,
- sprzedawca potwierdza treść noty, co czyni korektę skuteczną.
Zakres zastosowania: jakie pomyłki można skorygować?
Nota korygująca to specyficzny dokument księgowy, którego celem jest usprawnienie obiegu dokumentacji poprzez umożliwienie nabywcy samodzielnej poprawy drobnych uchybień formalnych. W przeciwieństwie do faktury korygującej, która służy do modyfikacji wartości liczbowych (takich jak cena, ilość towaru czy stawka podatku VAT), nota dotyczy wyłącznie danych opisowych. Służy ona do niwelowania błędów w informacjach identyfikacyjnych, które mogłyby utrudnić rozliczenia z urzędem skarbowym. Za jej pomocą można skorygować nieprawidłowy numer identyfikacji podatkowej (NIP), błędną nazwę firmy lub niepoprawny adres nabywcy.
Wpływ systemu KSeF na stosowanie not korygujących
Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) reguły poprawiania dokumentów uległy fundamentalnej zmianie. W strukturze KSeF technicznie nie istnieje możliwość wystawienia noty korygującej, ponieważ system operuje wyłącznie na fakturach ustrukturyzowanych. W związku z tym każda pomyłka na fakturze przesłanej przez KSeF – nawet ta o charakterze czysto formalnym – wymaga od sprzedawcy wystawienia faktury korygującej. Przedsiębiorcy korzystający z not poza systemem w okresach przejściowych muszą zadbać o ich rzetelną archiwizację.
Wymogi dotyczące archiwizacji dokumentacji
Jako dokumenty o znaczeniu księgowym, noty korygujące muszą być przechowywane przez podatników we własnym zakresie, gdyż nie trafiają one do bazy KSeF. Obowiązujący okres archiwizacji wynosi 5 lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Czas ten pokrywa się z okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych, co nakłada na podatnika obowiązek dbałości o kompletność dokumentacji poza systemami ogólnokrajowymi.